Também postado no blog The Keyword com alguns detalhes adicionaisManter todos os participantes de um projeto atualizados pode ser uma tarefa difícil porque é preciso gerenciar diversas opiniões e sugestões. Ninguém quer ter a preocupação de assegurar que todos os membros da equipe estejam
realmente trabalhando no mesmo documento. Por isso, criamos
o Documentos, o Planilhas e o Apresentações Google, ferramentas avançadas de edição em tempo real que ajudam as equipes a usar a versão mais atualizada.
Hoje estamos lançando novas atualizações para melhorar o "controle de versão", personalizar ferramentas para os fluxos de trabalho e ajudar as equipes a localizar as informações necessárias.
Controle as alterações, faça progressosÀs vezes, é preciso fazer diversas edições até chegar à versão final de um documento, principalmente quando ele é um contrato, uma proposta de projeto ou uma pesquisa acadêmica. Essas novas atualizações no Documentos permitem que você controle mais facilmente as alterações feitas pela equipe. Veja o que sua equipe pode fazer:
1. Nomeie as versões de um Documento, de uma Planilha ou de uma Apresentação na Web.A possibilidade de atribuir nomes personalizados às versões de um documento é uma excelente forma de manter um registro histórico do progresso da sua equipe. Isso também ajuda a informar quando um documento foi
de fato finalizado. Você pode organizar e acompanhar as alterações feitas pela sua equipe em um só lugar no "Histórico de versões" (anteriormente conhecido como "Histórico de revisões") na Web. Selecione Arquivo > Histórico de versões > Nomear a versão atual. Para encontrar informações com ainda mais rapidez, use a opção "Mostrar apenas versões nomeadas" no Documentos, Planilhas ou Apresentações.
2. Visualize "versões limpas" de Documentos na Web para ver um documento sem os comentários ou as edições sugeridas.Selecione Ferramentas > Revisar edições sugeridas > Visualizar "Aceitar todas"
OU Visualizar "Rejeitar todas".
3. Aceite ou rejeite todas as edições sugeridas de uma só vez no seu Documento para que a equipe não precise revisar todas as atualizações de pontuação ou formatação.Selecione Ferramentas > Revisar edições sugeridas > Aceitar todas
OU Rejeitar todas.
4. Use um dispositivo Android, um iPhone ou um iPad para sugerir alterações em um Documento.Clique no menu de três pontos, na parte inferior direita da tela de um Documento, para sugerir alterações onde você estiver. Ative a alternativa "Sugerir alterações" e comece a digitar no "modo de sugestão".
5. Compare documentos e analise as diferenças instantaneamente com os complementos Litera Change-Pro ou Workshare do Documentos. Esta é uma maneira rápida de visualizar e aceitar todas as alterações (ou rejeitá-las) e nomear as versões do seu documento.
Use os novos modelos, uma funcionalidade complementar que poupa tempoAs equipes usam os
modelos no Documentos e no Planilhas para reduzir o tempo de formatação, e os desenvolvedores estão criando
complementos para personalizar as funcionalidades. Por isso, tivemos a seguinte ideia: por que não reunir esses dois recursos? É por isso que hoje estamos lançando
novos modelos com complementos integrados e a possibilidade de criar novos modelos, para que seus modelos sejam bonitos e úteis.
Esses modelos permitem que você personalize e implemente ferramentas específicas para os fluxos de trabalho da sua organização. Disponibilizamos cinco exemplos de modelos na galeria geral de modelos, como o novo modelo de contrato de não divulgação (NDA, na sigla em inglês) mútuo da LegalZoom e da DocuSign. Com esse modelo, as empresas podem usar o
complemento do DocuSign para Documentos para criar um NDA e coletar assinaturas rapidamente. Outra vantagem é a detecção automática dos campos de assinatura obrigatórios no modelo, o que poupa ainda mais tempo. E esse é apenas um dos novos modelos. Também trabalhamos com a Lucidchart, para criar um manual de processo empresarial, com a PandaDoc, para criar um contrato de consultoria, com a Supermetrics, para criar um relatório de tráfego pago em um site, e com a EasyBib, para criar relatórios no formato MLA. Todos esses modelos ajudam a poupar tempo e aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho da sua equipe.
Também é possível
criar um modelo com um complemento integrado e personalizado com base nos fluxos de trabalho da sua empresa. Por exemplo, crie um modelo no Planilhas pareado com um complemento para coletar aprovações internas ou um modelo de fatura no Documentos (pareado com um complemento) que extraia informações do seu sistema de gerenciamento de relacionamento com clientes.
Mesmo que os usuários não tenham permissão para instalar complementos, os administradores poderão
implantar apenas complementos específicos para usar esses novos modelos. Se quiserem permitir que os usuários instalem apenas determinados complementos, os administradores podem bloquear escopos OAuth de terceiros específicos e
permitir apenas os complementos confiáveis.
Os modelos pareados com complementos seguem as mesmas
configurações do Admin Console, como todos os outros modelos, e só estão disponíveis em inglês.
O novo modelo "Mutual NDA" da LegalZoom e da DocuSign permite que você colete estatísticas de aprovação de contrato de não divulgação.
Encontre as informações necessárias na hora certaÀs vezes, a parte mais difícil da criação de uma proposta ou apresentação para clientes é definir as informações que precisam ser incluídas. A partir de hoje, os clientes do G Suite Business e do G Suite Enterprise podem usar o
Google Cloud Search integrado ao Documentos e ao Apresentações por meio do recurso "Explorar". Com o uso de inteligência de máquina, o Cloud Search identifica informações
relevantes para ajudar você a ser mais produtivo.
Para dar os primeiros passos, abra a guia "Explorar" no Documentos ou no Apresentações e digite as informações que você procura. O Cloud Search mostrará detalhes importantes dessas informações nos aplicativos do G Suite, como Gmail, Drive, Agenda e Sites, para facilitar a criação de documentos e apresentações.
Agora você pode usar o Google Cloud Search no recurso "Explorar" do Documentos e do Apresentações.
As equipes estão usando o Documentos para colaborar de forma criativa. Consulte
esta postagem para ver inspirações ou acesse o
site do Documentos para dar os primeiros passos.
Detalhes do lançamentoControle de lançamento: - Versões do Cloud Search no "Explorar"
- Lançamento rápido, com lançamento agendado em duas semanas
- Sugestões
- Recursos para dispositivos móveis: haverá um lançamento rápido e um lançamento agendado
- Recursos para a Web: lançamento rápido, com lançamento agendado em duas semanas
- Modelos
- Lançamento rápido, com lançamento agendado em duas semanas*
*Os modelos criados pelos nossos parceiros aparecerão imediatamente em todas as galerias de modelos, mas a funcionalidade de complemento associada ao modelo será lançada apenas para domínios no Controle de lançamento rápido. Os domínios no Controle de lançamento agendado verão a funcionalidade de complemento em duas semanas.Edições: - Versões, sugestões e modelos
- Disponível para todas as edições do G Suite
- Cloud Search no "Explorar"
- Disponível apenas para as edições G Suite Business e G Suite Enterprise com o Cloud Search ativado
Opções de lançamento: - Versões, sugestões e modelos
- Lançamento gradual (até 15 dias para a visibilidade do recurso)
- Cloud Search no "Explorar"
- Lançamento estendido (possivelmente mais de 15 dias para a visibilidade do recurso)
Impacto: - Versões e sugestões
- Modelos e Cloud Search no "Explorar"
- Administradores e usuários finais
Ação: - Versões e sugestões
- Gestão da mudança sugerida/informada
- Modelos e Cloud Search no "Explorar"
- Ação do administrador sugerida/informada
Mais informações
- Versões
- Sugestões
- Modelos
- Cloud Search no "Explorar"
