Seja para criar listas de e-mails para equipes, processar tíquetes de suporte ou fazer discussões internamente, entre outras opções, muitas organizações usam o Grupos do Google para a conexão e a colaboração no ambiente de trabalho. No entanto, como em qualquer ferramenta de comunicação, é importante que as configurações garantam o equilíbrio correto entre compartilhamento e segurança.
Por padrão, os Grupos do Google são particulares. No entanto, houve um pequeno número de casos em que clientes compartilharam informações confidenciais acidentalmente devido às configurações de privacidade incorretas. Por isso, é importante entender como você pode personalizar as configurações de privacidade do produto de acordo com as políticas da sua organização. As
práticas recomendadas de segurança do G Suite, que discutimos em
postagens anteriores, mostram como fazer isso.
Proteções padrão contra configurações incorretas acidentaisPara ajudar a impedir que os dados sejam compartilhados acidentalmente, por padrão, as configurações de compartilhamento do Grupos do Google são definidas para proteger a privacidade:
- Visualização de grupos: ninguém fora do seu domínio pode ver ou pesquisar grupos no domínio.
- Postagem em grupos: ninguém fora do seu domínio pode postar nos grupos no domínio.
- Participação em grupos: ninguém fora do seu domínio pode se tornar um membro de um grupo no domínio.
- Criação de grupos: somente pessoas no seu domínio podem criar grupos.
Os administradores do G Suite podem ajustar cada uma dessas configurações padrão. Eles podem
analisar e atualizar as permissões de compartilhamento dos domínios no Admin console, e os usuários finais podem
analisar e atualizar permissões do Grupos do Google nas configurações do grupo. Os administradores também podem
usar a Directory API para gerenciar grupos, e as configurações dos grupos podem ser gerenciadas
pela Groups Settings API.
Visualização de grupos: configurações no nível do domínioOs administradores podem controlar quem visualiza grupos no nível do domínio em "Fora deste domínio - acesso a grupos". Existem duas opções:
- Particular (configuração padrão): impede que pessoas fora do seu domínio acessem os grupos, e os usuários e administradores do domínio não podem criar grupos públicos.
- Público na Internet: os usuários podem criar grupo públicos, e pessoas fora do seu domínio podem acessar o conteúdo discutido nesses grupos.
Analise cuidadosamente se você quer alterar o acesso aos grupos de
Particular para
Público na Internet. Se você permitir que seus usuários criem grupos públicos, será possível alterar a configuração no nível do domínio de volta para Particular. Isso impede que pessoas fora do domínio acessem seus grupos, inclusive os grupos definidos como públicos pelos usuários.
Visualização de grupos: configurar a visualização padrão dos novos gruposMesmo que você ative a
possibilidade de criar grupos públicos, todos os novos grupos serão particulares por padrão, e os usuários precisarão alterar as configurações do grupo para torná-lo público. Como administrador, você pode alterar essa configuração padrão para que o acesso de visualização a novos grupos seja limitado a todos os membros do domínio ou um subconjunto de membros.
Recomendamos que você escolha a configuração mais adequada com base em como sua organização usa o Grupos do Google. Lembre-se de que essa é a configuração
padrão para novos grupos. Os proprietários dos grupos podem alterar as configurações no nível do grupo. No entanto, se os administradores definirem "Fora deste domínio - acesso a grupos" como "Particular", os usuários não poderão permitir que qualquer pessoa na Internet veja o grupo.
Postagem nos grupos: configurar quem pode entrar em contato com os membros do grupoPor padrão, usuários externos não podem postar em grupos. No entanto, em alguns casos, você pode querer que pessoas fora do domínio entrem em contato com um grupo, por exemplo, ao lidar com solicitações de vendas ou suporte. Isso pode ser feito sem tornar a visualização de tópicos pública em um grupo.
Como administrador, você pode selecionar "Público" em "Enviar" para permitir postagens de fora do seu domínio em grupos específicos nas configurações desses grupos. Essa configuração é aplicável independentemente de os tópicos do grupo estarem definidos como públicos ou particulares.
Como administrador, você também pode permitir que os proprietários de grupos autorizem postagens externas na configuração do Admin console em "Membro e acesso ao e-mail".
Participação em grupos: configurar a associação ao grupoPor padrão, somente usuários no domínio do grupo podem ser membros do grupo. No entanto, os administradores podem
adicionar membros externos diretamente e permitir que os proprietários de grupos adicionem membros externos, por exemplo, para se comunicar com fornecedores. Eles também podem adicionar membros externos, independentemente do status da configuração.
Criação de grupos: configurar quem pode criar novos gruposComo administrador, você também pode decidir quem pode criar grupos na sua organização. Por padrão, qualquer pessoa no seu domínio pode criar grupos.
Ao permitir que os usuários do seu domínio criem Grupos do Google públicos
e qualquer pessoa no domínio crie grupos, você confia que os usuários gerenciarão as configurações e usarão os grupos apropriadamente. Considere se essa configuração é a melhor alternativa para sua organização.
Para mais informações sobre como proteger o Grupos do Google, acesse a
Central de Ajuda. Você também pode analisar as
práticas recomendadas de segurança do G Suite.
Mais informaçõesCentral de Ajuda: Segurança do Grupos do Google
